a. Supprimer
Tâche fastidieuse, mais non moins essentielle. Dans la masse de données informatiques, il vous faut distinguer l’utile de l’inutile. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. De quoi avons-nous besoin pour travailler ? Utilisons-nous tel ou tel document chaque jour, chaque semaine, une fois par an ou jamais et nous le gardons « juste au cas où » ? Ce travail effectué, éliminez doublons, versions obsolètes et autres fichiers inutiles. Vous y voyez déjà plus clair, n’est-ce pas ?b. Situer
Étape stratégique où votre système de classement prend vraiment forme. Il est temps de déterminer l’emplacement optimal pour vos fichiers et de les ranger à la bonne place, selon leur fréquence d’utilisation. C’est à ce moment que se pose aussi la question de la nomenclature. Le bon nom pour un document informatique, c’est celui auquel vos collègues penseront au moment de lancer une recherche sur le serveur. Veillez alors à bien définir les mots clés. N’oubliez pas l’ordre d’affichage des données. Pensez également à inclure une datation dans votre nomenclature.c. Scintiller
Conserver un espace informatique ordonné participe à la création d’un environnement de travail agréable pour tous vos collaborateurs. « Nettoyer » le serveur fait partie de votre mission. Personne n’attend de votre équipe qu’elle époussette chaque poste informatique. Votre tâche passe par la suppression régulière de toutes les données inutiles. Vous devez aussi prévenir toutes les formes de désordre qui pourraient survenir. Pour cela, passez à l’étape suivante.d. Standardiser
Jusqu’ici, votre équipe 5S a tout mis en œuvre pour rendre évidente la place de chaque donnée. Tous les utilisateurs peuvent observer que votre système informatique est réformé, que les dossiers sont rangés et clairement identifiés. Il est maintenant temps pour vous de les aider à s’approprier la méthode. Établissez une notice référençant les consignes de classement pour un serveur modèle. Elle permettra à tout le monde de classer et nommer ses fichiers selon les règles établies mais également de détecter les documents non conformes. Pensez enfin à nommer un référent à qui s’adresser en cas de doute sur l’application de la méthode.e. Suivre
L’intervention de votre équipe touche à sa fin. C’est désormais un travail collectif et quotidien. Chaque collaborateur est garant de la sauvegarde du système que vous avez mis en place. Après ce travail de longue haleine qui simplifie la vie de tout le monde, personne ne doit laisser le système tomber à l’eau.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire.
