Du 5S sur votre serveur

Du 5s sur votre serveur
Dans quel dossier est rangé le fichier untel ? Est-ce bien la dernière version ? Voilà 2 questions que vous vous posez si souvent qu’elles font partie de votre quotidien. Vous en oubliez presque à quel point ces quêtes sur le réseau informatique sont chronophages et que l’anormal est devenu normal. C’en est trop de gaspiller ce temps précieux. Il est temps pour vous et vos collaborateurs d’établir une méthode d’accessibilité rapide et fiable à vos données partagées grâce aux 5S.

1. Qu’est-ce que les 5S ?

Commençons par le commencement, car le lean est une affaire d’initiés et nous ne sommes pas tous égaux face à son vocable. Les 5S sont une méthode d’amélioration continue développée par Toyota pour améliorer les processus, tout en favorisant la sécurité, l’ergonomie, la propreté et l’efficience sur les lignes de production.

2. Que signifient ces 5S ?

  • Seiri : supprimer
  • Seiton : situer
  • Seiso : scintiller
  • Seiketsu : standardiser
  • Shitsuke : suivre

 En savoir plus sur la méthode 5S

3. Mener votre projet 5S

A priori, les 5S n’ont rien en commun avec l’organisation de vos données informatiques. Et pourtant… Cette méthode présente l’avantage de pouvoir sortir aisément de l’usine pour s’appliquer dans vos bureaux. Constituez une petite équipe de collaborateurs. Vous allez réfléchir au système de classement idéal pour votre serveur !

a. Supprimer

Tâche fastidieuse, mais non moins essentielle. Dans la masse de données informatiques, il vous faut distinguer l’utile de l’inutile. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. De quoi avons-nous besoin pour travailler ? Utilisons-nous tel ou tel document chaque jour, chaque semaine, une fois par an ou jamais et nous le gardons « juste au cas où » ? Ce travail effectué, éliminez doublons, versions obsolètes et autres fichiers inutiles. Vous y voyez déjà plus clair, n’est-ce pas ?

b. Situer

Étape stratégique où votre système de classement prend vraiment forme. Il est temps de déterminer l’emplacement optimal pour vos fichiers et de les ranger à la bonne place, selon leur fréquence d’utilisation. C’est à ce moment que se pose aussi la question de la nomenclature. Le bon nom pour un document informatique, c’est celui auquel vos collègues penseront au moment de lancer une recherche sur le serveur. Veillez alors à bien définir les mots clés. N’oubliez pas l’ordre d’affichage des données. Pensez également à inclure une datation dans votre nomenclature.

c. Scintiller

Conserver un espace informatique ordonné participe à la création d’un environnement de travail agréable pour tous vos collaborateurs. « Nettoyer » le serveur fait partie de votre mission. Personne n’attend de votre équipe qu’elle époussette chaque poste informatique. Votre tâche passe par la suppression régulière de toutes les données inutiles. Vous devez aussi prévenir toutes les formes de désordre qui pourraient survenir. Pour cela, passez à l’étape suivante.

d. Standardiser

Jusqu’ici, votre équipe 5S a tout mis en œuvre pour rendre évidente la place de chaque donnée. Tous les utilisateurs peuvent observer que votre système informatique est réformé, que les dossiers sont rangés et clairement identifiés. Il est maintenant temps pour vous de les aider à s’approprier la méthode. Établissez une notice référençant les consignes de classement pour un serveur modèle. Elle permettra à tout le monde de classer et nommer ses fichiers selon les règles établies mais également de détecter les documents non conformes. Pensez enfin à nommer un référent à qui s’adresser en cas de doute sur l’application de la méthode.

e. Suivre

L’intervention de votre équipe touche à sa fin. C’est désormais un travail collectif et quotidien. Chaque collaborateur est garant de la sauvegarde du système que vous avez mis en place. Après ce travail de longue haleine qui simplifie la vie de tout le monde, personne ne doit laisser le système tomber à l’eau.
L’organisation des ressources informatiques partagées est un incontournable de la mise en place d’une démarche lean office. C’est un aperçu de ce qu’est l’amélioration continue au sein de vos bureaux. Avec Lean Institut, découvrez tout ce qu’il est possible de faire pour simplifier vos procédures et celles de vos équipes.
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