Le lean et la communication interne

Le lean et la communication interne

Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il est primordial que les parties prenantes soient toujours informées de son avancée, y compris des tâches accomplies par des tiers. II faut que chacun sache ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et quand il faut le faire. Le management visuel et ses nombreux outils rendent cela possible. Ils vous donnent une vue d’ensemble sur le déroulement d’une affaire et structurent l’organisation interne de l’entreprise ou du projet.

Visualiser pour communiquer

Le management visuel permet de rendre les informations importantes accessibles à tous en les rendant visibles et compréhensibles. Son objectif est de faire « voir pour agir ». Il permet plus précisément :

  • d’organiser les actions à venir,
  • de prendre connaissance des processus en cours,
  • d’optimiser la cohésion et le travail d’équipe,
  • d’identifier les difficultés rencontrées,
  • de corriger ce qui ne fonctionne pas.

Communiquer pour comprendre

En affichant les données de manière organisée et optimisée selon les objectifs du client, à la vue de tous, vous permettez à vos collaborateurs de partager leur avancement sur le projet pour que chaque personne concernée puisse suivre son déroulement.

Comme toujours dans le lean, instaurer un standard de communication interne nécessite la participation de tous. Si tout le monde veille à maintenir ce procédé en place, l’information circulera de manière plus fluide, réduisant les erreurs dues aux problèmes de communication. Le stress diminue ainsi, favorisant la qualité du service.

Comprendre pour appliquer

Nous ne le répèterons jamais assez : ceux qui font sont ceux qui savent ! La meilleure chose à faire est d’en parler avec vos équipes, de décider ensemble ce que vous souhaitez mettre en place. Analysez quels sont les procédés internes qui fonctionnent et que vous pouvez standardiser dans vos différents services. Posez-vous les bonnes questions :

  • qu’essayez-vous de réussir ? Quels sont les objectifs, tâches et missions à accomplir ?
  • comment le travail actuel peut-il être amélioré ? Quels sont les obstacles ?
  • des erreurs sont-elles commises ? Comment les résoudre ?

Appliquer pour améliorer

Il existe de nombreux outils de management visuels qui répondent chacun à différentes problématiques et différents objectifs. Voici quelques méthodes très utiles :

  • Kanban: Il s’agit d’un dimensionnement interne en flux tendus qui permet de n’avoir à disposition que la charge et les ressources nécessaire pour le projet d’un client. C’est le concept du « just in time ».
  • Mind mapping: C’est une représentation visuelle schématisée des idées et des informations liées à la réalisation d’un projet.
  • Le Value Stream Mapping (VSM) : cette méthode sert à modéliser un processus pour mieux le comprendre et l’optimiser.
  • L’A3 Projet: il permet de résoudre les problèmes rencontrés dans la gestion d’un projet en documentant tout son processus sur une page.

 

Il existe également des indicateurs de suivi de performance. Ce sont des outils très importants. Point de repère pour les collaborateurs, en accord avec les objectifs du client, ils rendent les problèmes visibles. Pour être efficaces, ils doivent :

 

  • être SMART (Simple / Mesurable / Atteignable / Réaliste / Temporel),
  • afficher les résultats attendus pour mesurer la performance des process,
  • être compréhensibles par tous,
  • mesurer des éléments pertinents pour le process, comme la sécurité, les coûts, les délais ou encore la qualité.

 

Une fois les problèmes rendus visibles, il est plus facile d’en venir à bout. Leur résolution permet l’amélioration de l’environnement de travail de vos collaborateurs et la productivité du projet. Elle favorise aussi leur satisfaction qui mène à la satisfaction du client. En somme, vous apprenez de vos erreurs ensemble, vous rectifiez le process collectivement, vous l’adaptez et l’améliorez, pour le bien de chacun !

 

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