Optimisez vos processus pour de réels bénéfices

Optimisez vos processus pour de réels bénéfices

Aujourd’hui, vous faites face à un enjeu de taille : planifier un chantier complexe avec de nombreux lots dans un délai contraint. Comment piloter ce chantier pour que l’enchaînement des tâches prévues soient fiabilisé au maximum ? Tout est une question d’organisation et d’optimisation des processus. Voici 2 outils très utiles lors de la période de préparation, qui vous aideront à veiller au bon déroulement des étapes.

Les VSM, pour redéfinir un processus

Suivre tous les processus en cours, surtout quand plusieurs acteurs interviennent, ce n’est jamais facile. Le VSM, ou Value Stream Mapping, est un outil du lean chantier qui sert à modéliser un processus, le rendre compréhensible, suivre les flux et optimiser le tout. Clarifions un peu tout ça :

 

  • Étape 1

Utilisez un support physique, une grande feuille ou un tableau ferons l’affaire, sur lequel vous indiquez les différentes étapes du process, son nom, ce qu’elle comprend et qui intervient.

Pour une lisibilité immédiate, tout est identifié par les symboles du VSM (l’idée est représentée par une ampoule, les blocs d’activité sont des encadrés, les itérations sont des flèches enroulées, etc.)

 

  • Étape 2 

Différenciez le temps de travail sur chaque étape et le temps d’attente entre deux. Faites figurer ces temps grâce à une ligne de temps sous le schéma.

 

  • Étape 3 

Rappelez-vous : le but du lean chantier est de se débarrasser de tout superflu. La chasse aux problèmes commence ! Où est-ce que ça coince ? Est-ce que les temps de construction ne sont pas trop longs par rapport à ce qu’ils devraient être ? Utilise-t-on plus de ressources que nécessaire ou pas au bon endroit ? Répond-on à une demande qui n’a pas été faite par la maîtrise d’ouvrage ?

 

  • Étape 4 

Un peu d’analyse. Est-ce que toutes les étapes sont bien définies ? Est-ce que la communication entre les corps de métier est bien fluide d’une étape à l’autre ? Le nombre d’entreprises et d’artisans sollicité pour ce chantier est-il adapté à son ampleur ?

À chaque étape, on peut se demander quelle est la valeur ajoutée pour le client. Cela aide à visualiser ce qui peut être optimisé.

 

Il faut savoir que ce type d’outil s’utilise avec une équipe composée de toutes les personnes qui participent au projet qu’on souhaite optimiser. Les personnes actives sur le chantier sont les mieux placées pour analyser ce qui mérite d’être amélioré. Veillez à avoir le bon nombre de personnes nécessaire au bon déroulement des étapes. Trop de personnes engagées pourrait compromettre la communication, quand trop peu causerait une surcharge de travail.

Comparez ensemble la situation actuelle au processus que vous aimeriez mettre en place. Vous trouverez les clés pour l’améliorer et éviter les erreurs de suivi à l’avenir. Il s’agit d’une étape clé, particulièrement lors de la période de préparation.

L’A3, pour résoudre les problèmes

Utilisé pour la gestion de projet et la résolution des problèmes, l’outil A3 tire simplement son nom du format de papier. Le concept ? Documenter tout le processus qui pose problème et sa résolution sur une page avec les personnes impliquées. Cela permet une visibilité claire de ce qui peut y être amélioré. Et si on essayait ensemble ?

  • Étape 1 : documentez l’opportunité

Pourquoi traite-t-on ce problème ? Quel est le déclencheur ? Et surtout, quel est le problème ? Pour cela, utilisez la réflexion des « 5 pourquoi ».

  • Étape 2 : décrivez la situation actuelle avec les acteurs

Commencez par décrire la situation actuelle et comparez-la avec ce qu’elle devrait être.

  • Étape 3 : formulez l’objectif visé

Quelle serait la situation idéale ? Pour un processus adapté, réalisez un QQOQCP*. Cela vous aide à mettre en lumière le besoin auquel vous devez répondre.

*Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?

  • Étape 4 : analysez les causes racines

L’équipe analyse les écarts entre la situation actuelle et la situation telle qu’elle aimerait qu’elle soit. Cette analyse vous permet de comprendre la cause des problèmes rencontrés dans le process. Ainsi, des solutions d’action précises permettront de les éviter à l’avenir.

Les trois dernières étapes consistent à définir les actions à mettre en place.

  • Étape 5 : identifiez les améliorations à apporter
  • Étape 6 : mettez en place les solutions trouvées
  • Étape 7 : suivez l’efficacité du processus amélioré

Les VSM et l’outil A3 vous permettent de visualiser et de comprendre tous ensemble ce qui peut être amélioré dans le processus d’organisation de vos chantiers. Ce travail d’équipe permet de résoudre efficacement les problèmes, de mettre en place une méthodologie durable et compréhensible par tous. Ainsi, chacun sait toujours où en est le process, le suivi du flux est précis et les erreurs sont évitées. Lean Institut vous accompagne et vous donne les clés pour optimiser l’organisation de vos chantiers. Qu’est-ce que vous attendez alors pour l’attraper, cette feuille A3 ?

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